Redução de custos em pequenas empresas

Reduzir custos é uma necessidade para todas as empresas. Portanto, o acompanhamento e análise do fluxo do caixa, ferramenta principal para a tomada de decisões na maioria das vezes, é uma das ferramentas adotadas para a gestão dos negócios. Como resultado a trajetória dos custos é acompanhada de forma simples e prática, voltada a otimizar recursos, demonstrando o comportamento das atividades da empresa.

Para melhor entendimento, vamos aos tópicos envolvidos nessa análise:

Avalie se os controles que possui são eficientes ao seu negócio

Para que você possa avaliar o seu negócio de forma eficaz, são necessários controles eficientes que mostrem o rumo percorrido e deem condições de mostrar caminhos alternativos. Então, terão que ter condições de responderem perguntas, como por exemplo: Quais são seus principais gastos? O fluxo de caixa está atualizado e auxilia nas decisões? Seu controle orçamentário está sendo cumprido? Seu preço de venda está cobrindo os custos e deixando o lucro esperado?

Respondendo a essas e a muitas outras perguntas que com certeza virão, certamente nos trarão informações relevantes para analisar suas contas e tomar as melhores decisões. A redução de custos agirá dentro de um plano de ação focado nas necessidades e possibilidades da empresa. No entanto, no caso de você ainda não utilizar uma avaliação constante do seu negócio, comece o quanto antes. No entanto se já possuir uma, utilize as informações para identificar possíveis faltas de recursos e planejar soluções.

Converse com o seu Contador

Conversar com o seu contador é fundamental na hora de reduzir custos. Ou seja, ele vai poder auxiliar na análise dos custos, através de orçamento, fluxo de caixa e outros controles que porventura forem necessários. No entanto, outra opção é também analisar o regime de tributação ideal ao seu negócio.

O seu Contador também poderá elaborar um elenco de contas que estrategicamente será adaptável na contabilidade, controle orçamentário e fluxo de caixa. Como resultado, haverá um acompanhamento uniforme e analises com maior eficiência.

Acompanhe os custos

Em todo negócio há a necessidade de investir verbas em recursos indispensáveis ao seu funcionamento, pois interferem no produto final oferecido por sua empresa. Portanto, como está o desembolso com água, energia elétrica, telefone, toner para a impressora, papel para impressão, limpeza, conservação e outros gastos? Então, existe forma de redução destes gastos sem perder a qualidade dos produtos e/ou serviços vendidos aos clientes?

Hoje com a tecnologia em alta, verifique a possibilidade de reduzir gastos com impressão (papel/tinta/toner, aluguel e/ou compra de impressoras), pois há a opção de guardar, imprimir e enviar tudo eletronicamente pela internet. Portanto, analise as opções em aplicar mais recursos em uma internet mais rápida e salvar arquivos na nuvem. Como resultado a comunicação será mais rápida e eficiente entre você e seus clientes.

Há algum tempo a comunicação eficiente era elaborar um ofício datilografado sem erros e borrões. Então era dobrado de forma que na primeira dobra ficassem os dados do destinatário. Posteriormente era dobrado ecolocado em envelope com um plástico de permitisse ler o nome do destinatário. Depois, colava os selos no envelope e ainda tinha que ir a uma agência dos correios para despachar as correspondências.

Na época isso era o máximo do profissionalismo. Agora, tudo isso desapareceu devido a tecnologia. Todo esse processo foi substituído por um simples e-mail e anexos (se necessário), onde o destinatário recebe em segundos!  Então, hoje a tecnologia é parte integrante do produto e/ou serviço e deve ser levada em consideração na melhor forma de se prestar um serviço de qualidade e baixo custo.

Rotatividade do estoque

Mercadorias em estoque é dinheiro parado. A rotatividade do estoque deverá ser a mais rápida possível. Por isso toda a compra de mercadorias para revenda deverá ser efetuada sob severa vigilância da sua rotatividade. De nada adianta comprar mercadorias para aproveitar um desconto do fornecedor se o seu cliente não compra de você. Então, fique atento a que o seu cliente gosta e consome. Quando detectar que uma mercadoria está “encalhada”, ou seja, ninguém compra, leve em consideração fazer uma promoção a um preço convidativo que chame a atenção de seus clientes a virem em sua empresa. Desta forma, os seus clientes estando em sua loja por causa da oferta, poderão também se interessar por outras mercadorias e adquiri-las.

Transforme fornecedores em parceiros

Você sabia que também pode ganhar dinheiro na compra das mercadorias a serem revendidas? Sim, isso mesmo. De que forma? Os fornecedores têm o seu preço e sua forma de vendas pré-estabelecidos. Portanto, desta forma eles tentarão cumprir com suas metas e métodos de venda. Por outro lado, é importante você tentar negociar melhores condições de pagamento e logística de entregas, fazendo uma avaliação dos seus fornecedores e consultando a concorrência deles. Certamente poderá acontecer que outro fornecedor melhore as condições de pagamento e entrega ou um desconto mais vantajoso, sem, é obvio, perder a qualidade dos produtos que você vende.

Faça uma aproximação maior com o fornecedor do seu interesse. Como resultado a negociação poderá ser bem sucedida com prazos de pagamento maiores, melhores descontos ou custos mais baixos de entrega. No entanto, você também poderá negociar um contrato com transportadoras que servem diversos lugares onde estão os seus fornecedores. Como resultado, seus custos com transporte ficarão mais reduzidos.

Reavalie sua equipe

Reavaliar a equipe é uma das ações na hora de diminuir custos. Isso não significa focar somente em demissões. Considere os prós e contras e avalie os gastos envolvidos com desligamentos e contratações. Pode ser que não seja a única opção.

Esse período da pandemia revelou a interessante flexibilização de horário e local de trabalho. O governo também criou outros tipos de contratação, como o horário intermitente, por exemplo. Em sua empresa existem funções que poderão ser executadas em home office? Avalie e decida. Pode ser uma ótima saída de redução de custos.

A tecnologia presente disponível

Em tempos contemporâneos a tecnologia está cada vez mais presente na vida profissional e empresarial. Existem várias formas de comunicação e envios de mensagens, arquivos e documentos. Até os contratos podem ser assinados digitalmente, por exemplo. O celular é uma tendência de faz tudo. Então, não é somente telefone. Com ele você conversa pelos aplicativos de comunicação, pesquisa na internet, movimenta conta bancárias e muito mais. Portanto, avalie se sua operadora oferta a melhor plataforma de internet e outros serviços.

Verifique também se é interessante trocar contas bancárias que cobram manutenção, para bancos digitais onde essas tarifas são isentas. Enfim, hoje existem várias opções que podem baratear os custos de uma empresa. Voce pode até pensar que sua empresa ou parte dela não precisará ter um escritório fixo. Contudo, existem serviços que atendem essa necessidade, fornecendo locais para uma reunião com clientes ou para reunião específica com a equipe, os chamados “coworking”.

Marketing digital

Pegando carona com a tecnologia presente, o marketing digital agora tornou-se uma arma poderosa para divulgar a sua marca. Em primeiro lugar, pense em ter um site para mostrar a sua empresa, produtos e serviços. Então registre-se em redes sociais e faça seu marketing nesses meios de comunicação. Finalmente, estude o seu publico alvo, e ofereça o seu produto e/ou serviço de acordo com o público escolhido. E, mais importante, mostre autoridade em sua área, com postagem de informações relevantes e interessantes aos seus futuros clientes.